Kasy fiskalne online to nowa forma ewidencji sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Niektórzy podatnicy muszą już ich używać, inni będą musieli w przyszłości. W tym artykule odpowiemy:
- Czym są kasy fiskalne online i jak działają?
- Ile kosztuje kasa fiskalna online i jak skorzystać z ulgi na zakup?
- Czy każdy kasy online są wymagane w gastronomii?
- Jakie są wymagania techniczne kas fiskalnych online?
- Jak wyciągnąć maksymalne korzyści z wirtualnych kas?
Kasa fiskalna online – jak działa i co trzeba o niej wiedzieć?
Kasy fiskalne online to nowoczesne urządzenia, które komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas, przechowując dane z elektronicznym zapisem kopii. Za zarządzanie tym repozytorium odpowiada Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Kasy fiskalne online automatycznie wysyłają zebrane informacje do Centralnego Repozytorium Kas za pomocą sieci teleinformatycznej. Proces ten nie wymaga interwencji użytkownika.
Osoba korzystająca z takiej kasy musi jednak zapewnić dostęp do Internetu, aby umożliwić połączenie urządzenia z Centralnym Repozytorium.
- Raporty dobowe
- Paragony fiskalne
- Dokumenty niefiskalne
- Zmiany w zaprogramowanych stawkach VAT
- Informacje o dokonanych przeglądach okresowych
Kasy online regularnie komunikują się z Centralnym Rejestrem Kas, przesyłając zgromadzone dane zgodnie z określonym harmonogramem. Harmonogram ten jest ustalany dla danego urządzenia podczas jego fiskalizacji.
Centralne Repozytorium ma możliwość modyfikacji tego harmonogramu bez informowania o tym użytkownika. Nowoczesne kasy fiskalne online charakteryzują się zdolnością do zdalnej fiskalizacji oraz pewną zdolnością do zdalnego programowania.
Korzyści z korzystania z kas fiskalnych online
Korzystanie z kas fiskalnych online przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści. Taka forma prowadzenia ewidencji jest nie tylko efektywna, ale również zabezpiecza przed potencjalnymi błędami, które mogą wystąpić w tradycyjnych systemach.
Najważniejszym punktem jest możliwość synchronizacji kas rejestrujących transakcje z systemem zamówień online dla restauracji. W ten sposób właściciele restauracji mogą trzymać wszystkie dane z transakcji w jednym miejscu, ułatwiając tym samym analitykę finansową i monitorowanie finansów.
Od kiedy obowiązek kasy fiskalnej 2023
Obowiązek stosowania kas fiskalnych online wprowadzony został w 2023 roku. Od tego momentu, w przypadku kas fiskalnych, przedsiębiorcy muszą stosować nowe formy ewidencji.
- Dotyczy to stacjonarnych placówek gastronomicznych, które muszą posiadać urządzenia z dostępem do Internetu.
- Zgodnie z definicją organów podatkowych, obowiązek dotyczy wszystkich miejsc wydających jedzenie do bezpośredniej konsumpcji.
- Wymienione są restauracje samoobsługowe, miejsca z ofertą „na wynos” oraz placówki bez miejsc do siedzenia, jak mobilne kawiarnie.
Ile kosztuje kasa fiskalna online?
Zakup kasy fiskalnej online to ważna decyzja dla wielu przedsiębiorców. Istotne jest nie tylko to, ile kosztuje kasa fiskalna online, ale także możliwość uzyskania ulgi na jej zakup. Warto pamiętać, by wpisać te koszty w biznes plan restauracji.
Koszt kasy fiskalnej online
Koszt ten różni się w zależności od jej zaawansowania i oscyluje w przedziale od 1,5 tys. zł do 3,5 tys. zł, szczególnie jeżeli mówimy o kasie fiskalnej z terminalem płatniczym w wersji smart.
Zwrot za kasę fiskalną 2023
Przedsiębiorcy planujący zakup takiego urządzenia mogą liczyć na wsparcie finansowe. Ustawa o VAT przewiduje ulgę na zakup kasy fiskalnej online w wysokości 90% jej ceny. Maksymalna wartość tej ulgi to nie więcej niż 700 zł.
- Musi to być pierwsza zakupiona kasa fiskalna online.
- Zakup powinien nastąpić w ciągu 6 miesięcy od daty rozpoczęcia prowadzenia ewidencji skarbowej.
- Niezbędne jest posiadanie faktury potwierdzającej zakup oraz dowodu dokonanej zapłaty.
Dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, ulga odliczana jest od podatku, co dokonuje się za pomocą pliku JPK-V7.
Przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT, mogą złożyć wniosek o zwrot ulgi do odpowiedniego Urzędu Skarbowego.
W przypadku zakupu wielu kas fiskalnych online można skorzystać z ulgi na każde z urządzeń. Warunkiem jest jednak, by każda z kas była używana w punkcie sprzedaży nie później niż 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
Wymagania techniczne kas fiskalnych online
Wymagania techniczne kas fiskalnych online są kluczowe dla prawidłowego ich funkcjonowania i spełnienia obowiązków podatkowych. Oto główne kryteria:
- Wszystkie kasy rejestrujące transakcje w Polsce muszą być zgodne z wymogami Krajowej Administracji Skarbowej.
- Drukarka fiskalna odpowiada za drukowanie paragonów dla klientów.
- Możliwość stałej komunikacji z Centralnym Rejestrem Kas pozwala na bieżące przesyłanie danych o dokonanych transakcjach.
- Kasy muszą umożliwiać dokładne rejestrowanie towarów lub usług wraz z odpowiednimi stawkami podatku VAT. Pozwala to na prawidłowe rozliczenie podatku i jest kluczowe dla ewidencji sprzedaży.
Wielu producentów oferuje kasy z dodatkowymi funkcjami, takimi jak połączenie z terminalem płatniczym czy systemem zarządzania magazynem. Jednak te dodatkowe funkcje nie są obligatoryjne, a ich wybór zależy od specyfiki działalności przedsiębiorcy.
Mimo posiadania funkcji online, posiadanie kas fiskalnych na stałe podłączonych do internetu nie oznacza, że nie mogą one działać w trybie offline. W takim przypadku jednak, dane z transakcji są przechowywane i wysyłane do Centralnego Rejestru, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone.
Podsumowanie
- Kasy fiskalne online stanowią nowoczesne narzędzie do ewidencjonowania sprzedaży.
- Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas, gdzie gromadzone są różne dane, takie jak raporty dobowe czy paragony fiskalne.
- Cena kas fiskalnych online waha się od ok. 1,5 tys. zł do 3,5 tys. zł.
- Przedsiębiorcy mogą liczyć na ulgę na zakup kasy online, wynoszącą do 90% ceny urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł.
- Z uwagi na możliwość synchronizacji z systemem zamówień online dla restauracji i monitorowaniem transakcji na bieżąco, kasy online zapewniają skuteczniejsze prowadzenie ewidencji oraz minimalizację błędów.
FAQ
Jaka kasa fiskalna do małej gastronomii?
Oto kilka wskazówek dotyczących wyboru kasy fiskalnej do małej gastronomii:
- Wybierz kasę fiskalną online, która jest obowiązkowa od 1 stycznia 2021 roku.
- Rozważ potrzeby swojej działalności. Jeśli sprzedajesz posiłki, napoje i towary, wybierz kasę fiskalną, która obsługuje wszystkie te produkty.
- Porównaj ceny i funkcje różnych modeli. Wybierz kasę fiskalną, która spełnia Twoje potrzeby i jest w rozsądnej cenie.
- Zwróć uwagę na gwarancję i obsługę klienta. Wybierz kasę fiskalną od producenta, który zapewnia dobre wsparcie.
Czy usługi cateringowe muszą mieć kasę online?
Od 1 stycznia 2021 roku wszystkie usługi cateringowe, w tym również te świadczone w formie cateringu na wynos, muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej online. Kasę fiskalną należy zainstalować w miejscu, w którym odbywa się wydanie posiłków lub napojów. Obowiązek ten ma na celu zwiększenie uszczelnienia systemu podatkowego i poprawę kontroli nad ewidencją sprzedaży.
